Stima

Bedrijf/Opdrachtgever:

Stima Kunstbemiddeling

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Sinds november 2010 heb ik een bijbaantje bij Stima. Stima is een bedrijf dat bemiddelt in kunstwerken. Mijn rol binnen Stima is de ondersteuning van de directeur. Ik werk hier gemiddeld één keer per week, maar af en toe ook meer of minder. Mijn voornaamste werkzaamheden bestaan uit: ingekomen post verwerken, uitgaande post verwerken, offertes en facturen opmaken, klantendossier beheer, e-mailbeheer, agendabeheer, klanten ontvangen, brochures ontwerpen, verkoopgesprekken voeren, telefonische zaken regelen en andere zaken die geregeld moeten worden voor de directeur.

Verloop opdracht:

Toen ik begon bij Stima wist ik niet goed wat voor een soort bedrijf het was, daarom heeft de directeur eerst wat dingen over het bedrijf verteld en daarna waaruit mijn werkzaamheden zouden bestaan en wat hij van mij verwachtte. Inmiddels werk ik er al een aantal maanden en heb ik mijn weg gevonden binnen het bedrijf.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Overtuigingskracht, plannen en organiseren, kwaliteitsgerichtheid, mondelinge communicatie en schriftelijke communicatie.

Overtuigingskracht

Situatie: De tweede week dat ik bij Stima werkte kreeg ik te maken met telefonische gesprekken met klanten. Het was de bedoeling dat ik de klant zou opbellen om te vragen naar de naam en het e-mailadres van de contactpersoon van degene die ging over de kantoorinrichting. Al deze mensen waarvan we de e-mailadressen mochten hebben zouden we een brochure sturen met daarin aanbiedingen voor bepaalde kunstwerken.

Taak: Veel mensen zijn erg beschermend om hun e-mailadres zomaar te geven. Daarnaast waren er veel mensen die, als ik uitlegde waarvoor het was, niet echt geïnteresseerd waren en daarom niet hun e-mailadres wilden geven. Van de directeur van Stima moest ik erg mijn best doen om zoveel mogelijk e-mailadressen te achterhalen. Hij vertelde mij dat ik dat ik flink moest doorvragen en de mensen er van moest overtuigen dat dit goede aanbiedingen waren en daarom hun e-mailadressen te geven.

Acties: Ik heb flink doorgevraagd wanneer mensen hun e-mailadres niet wilden geven. Ik ben met argumenten gekomen als: deze aanbiedingen zijn maar beperkt geldig en dat wij goede service bieden.

Resultaat: Doordat ik deze acties heb genomen heb ik het voor elkaar gekregen om veel e-mailadressen te achterhalen.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen, omdat dit heeft opgeleverd dat ik veel brochures naar klanten kon sturen en hiermee heb geleerd mensen (op een niet opdringerige manier) te overtuigen van goede aanbiedingen.

Plannen en organiseren

Situatie: Vrijdag 18 februari stond er weer een werkdag bij Stima gepland. Toen ik aankwam moest de directeur eigenlijk vrijwel gelijk naar een afspraak. Meestal als ik kom werken heeft hij een aantal taken voor me op de planning staan. Omdat hij nu zo gauw weg moest gaf hij in een keer heel veel taken op wat ik deze middag moest doen. Een aantal facturen en offertes maken, verschillende mails versturen, een BTW-lijst opstellen, dossiermappen aanmaken, brochures versturen en een afwas doen.

Taak: Aan mij was de taak om alles voor deze dag goed te organiseren en te plannen. Omdat de directeur een afspraak met een klant had, was ik alleen op het kantoor en was het mijn taak om dit allemaal zelf goed te organiseren.

Actie: Allereerst heb ik mezelf afgevraagd wat de belangrijkste taken waren. Omdat het best veel taken waren en ik maar een middag aan het werk was heb ik eerst een goede planning gemaakt voor de dag en vervolgens gauw aan het werk gegaan. Ik heb eerst de belangrijkste taken gedaan zoals facturen en offertes maken en als laatste heb ik de afwas gedaan.

Resultaat: Doordat ik het allemaal zo goed had gepland kreeg ik alle taken binnen deze middag af wat ik van te voren niet had verwacht omdat het vrij veel was.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer precies op dezelfde manier doen. Ik vind het fijn om een planning te maken voor mezelf zodat ik precies weet wat ik moet doen en in welke volgorde, zodat ik niets vergeet. Vervolgens kon ik de taken afstrepen die ik had gedaan. Ik heb gemerkt dat dit een goede manier is om te werk te gaan.

Kwaliteitsgerichtheid

Situatie: Een van de werkzaamheden die onder mij valt is facturen en offertes maken. Op een dag moest ik met de aantekeningen van de directeur een offerte maken.

Taak: Mijn taak was om een offerte maken. Ik kon in de map offertes een offerte erbij pakken zodat ik een voorbeeld had.

Acties: Op basis van de gegevens die de directeur mij gegeven had en een voorbeeldofferte heb ik een passende offerte gemaakt. Vervolgens heb ik het 3 keer gecheckt of alles er in stond, of de bedragen goed waren die er op stonden en of de lay-out er goed uit zag. Vervolgens heb ik hem aan de directeur laten zien.

Resultaat: Ik heb een goed uitziende offerte gemaakt en ben hierbij erg kwaliteitsgericht geweest.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer op deze manier doen. Ook zal ik hem nog een paar keer goed controleren of alles er goed in staat, zodat de kwaliteit van de offerte er goed uit ziet.

Mondelinge communicatie

Situatie: Om de belactie van Stima goed te laten verlopen heb ik mondelinge communicatie toegepast. Op een aantal zaterdagen in het jaar wordt er een opendag gehouden. Er worden dan allerlei kunstwerken aangeboden voor een mooie prijs.

Taak: Er werd van mij verwacht dat ik op een persoonlijke wijze de gasten die ik aan de telefoon kreeg benaderde, een verkoopgesprek voerde, een klant kon overtuigen door houding, tijdens het onderhandelingsproces een win-win situatie creëerde, de criteria herkende wanneer er werd gesproken van een team, de voorwaarden van een effectieve samenwerking herkende, leiding gaf aan een team (eventueel in een rollenspel), mijn eigen rolgedrag kritisch bekeek en essentiële coachvaardigheden eigen maakte die bijdragen tot het effectief samenwerken.

Actie: Allereerst heb ik een lijst opgesteld met de klanten die we zouden gaan uitnodigen voor de opendag. Vervolgens heb ik voor mezelf bedacht wat ik precies moest gaan zeggen. Ik deed dit op een manier zodat ik kort en krachtig de mensen er van kon overtuigen om naar de opendag te komen. Ik heb hierbij argumenten gebruikt als: de aanbiedingen zijn alleen op de opendag geldig en dat er op de opendag hele speciale kunstwerken werden aangeboden. Toen ik de mensen aan de telefoon kreeg heb ik ze uitgenodigd voor de opendag. Ik heb hierbij de klanten op een persoonlijke wijze benaderd. Ook merkte ik dat door deze actie een win-win siuatie werd gecreëerd. Voor Stima was het goed om deze schilderijen te verkopen maar voor de klant (particulier/bedrijf) waren het erg goede aanbiedingen. Omdat er erg veel mensen gebeld moesten worden heb ik mijn collega’s om hulp gevraagd. Ik heb hierbij precies uitgelegd wat er moest gebeuren en hoe ik dat aanpakte. Hierbij heb ik gemerkt dat het effectief samenwerken met collega’s erg belangrijk is in een drukke periode. Tijdens het uitvoeren van deze acties heb ik ook gelet op mijn eigen rolgedrag. Ik heb gemerkt dat ik tijdens deze actie wel een leidinggevende rol had.

Resultaat: Ik vond het werken aan de opdracht erg leerzaam. Ik heb veel geleerd van het

onderhandelingsproces en het effectief leidinggeven aan mijn collega’s. Door de goede voorbereiding en het effectief samenwerken is deze actie succesvol verlopen.

Terugkoppeling: In de toekomst zou ik nog meer ervaring willen opdoen met mondelinge communicatie. Ik denk dat het erg belangrijk is om over deze competentie te beschikken als je werkzaam bent in de evenementensector.

Schriftelijke communicatie

Situatie: Op een zaterdag in de maand januari werden er een opendag bij Stima georganiseerd. Hier werden kunstwerken tentoongesteld en werden er veel aanbiedingen gedaan voor bepaalde kunstwerken. Het was de bedoeling dat er zo veel mogelijk mensen (particulieren of bedrijven) naar toe zouden komen.

Taak: Tijdens de organisatie van deze opendag waren mijn taken om op een goede manier schriftelijk te communiceren. Hierbij was het de bedoeling dat ik een wervende tekst volgens het AIDA model of de probleem-oplossingsstructuur schreef, een directmail en een proces/reflectieverslag maakte.

Actie: Een aantal weken voor de opendag heb ik een poster/brochure gemaakt. Deze heb ik digitaal ontworpen. Ik heb hierbij het AIDA model gebruikt. Allereerst heb ik een opvallende titel gemaakt. Dit heb ik in grote duidelijke letters gedaan. Vervolgens heb ik een wervend stukje geschreven over de open dag. Ik heb hierbij dingen genoemd als welke kunstwerken tentoongesteld zouden worden en verschillende aanbiedingen opgenoemd. Hiermee heb ik geprobeerd de mensen te trekken en nieuwsgierig proberen te maken. Vervolgens heb ik een stukje geschreven over waarom ze precies naar deze open dag zouden moeten komen. Ik heb hierbij dingen genoemd als: deze aanbiedingen zijn alleen op de opendag geldig en weg=weg. Als laatste heb ik genoemd hoe ze zich konden aanmelden. Dit konden ze doen door een e-mail naar ons te sturen. Ik heb de datum, tijdstip en locatie nog een keer duidelijk vermeld en aangegeven dat we de mensen graag zouden zien op de opendag.

Daarnaast heb ik elke keer dat ik er aan heb gewerkt een procesverslagje voor de baas gemaakt. Hij kon dan precies zien hoe ver ik er mee was en wat ik beter anders zou kunnen doen.

Resultaat: Door feedback te hebben gekregen op de poster heb ik goed gekeken wat ik anders zou kunnen doen. Ik vond dit erg leerzaam omdat ik zo heb geleerd hoe ik een goede poster/brochure kon maken en dit wervend te schrijven.

Terugkoppeling: Wel heb ik gemerkt dat ik het af en toe lastig vond om dit wervend te schrijven, maar omdat ik al een keer eerder zo’n gelijke opdracht heb gedaan had ik er al wat ervaring mee en ging me dit iets makkelijker af.