Margriet Winterfair 2010

Bedrijf/Opdrachtgever:

Margriet Winterfair

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Mijn rol was om deze dag 1^e jaars studenten Vrijetijdsmanagement en uitzendkrachten aan te sturen bij een bepaalde plek op de Margriet Winterfair. Zo was er ‘de boodschappenbewaarservice’, informatiebalie, inschrijfbalie en goodiebagsbalie. Op elk van deze plekken stonden ongeveer vier medewerkers die moesten worden aangestuurd bij het goed laten verlopen van deze 4 plekken. Op deze dag mocht ik bij de inschrijfbalie van de workshops staan. Mijn taken bestonden uit: het coördineren van welke student bij welke gedeelte van de inschrijving van de workshops stonden, het verdelen van de taken, het indelen van de pauzes, het bijspringen wanneer er drukte ontstond bij de balie en openstaan voor vragen van de bezoeker.

Verloop opdracht:

Het verloop van deze opdracht ging redelijk goed. Ik kon mij goed in mijn rol vinden en vond het leerzaam om me eens in de rol van leidinggevende te verdiepen. De medewerkers luisterden naar mij en wisten goed dat ik de leiding had. Zij kwamen vragen aan mij stellen kwamen overleggen over problemen.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Groepsgericht leidinggeven, omgevingsbewustzijn, marktgerichtheid, overtuigingskracht en probleemanalyse.

Groepsgericht leidinggeven

Situatie: Op 25 november 2010 was ik ingepland om als coördinator op de beurs te werken. Ik kreeg de leiding over vier medewerkers die bij de inschrijfbalie van de workshops stonden. Van te voren werd mij weinig verteld over de beurs en over de inschrijfbalie van de workshops. De organisatie ging er vanuit dat ik eerder leiding had gegeven over een groep mensen.

Taak: Mijn taak was om medewerkers goed te instrueren en hun vragen te beantwoorden. Hiervoor moest ik vooraf goed na denken wat de beste manier was om te werk te gaan achter de inschrijfbalie. Ik heb me allereerst verdiept in de soorten workshops en wat er precies in de workshops gedaan wordt. Dat heb ik gedaan door het informatieboekje goed door te lezen en overlegd met de organisatie. Daarna heb ik bedacht wie welke taak zou kunnen doen achter de inschrijfbalie, hoeveel mensen het beste achter bepaalde workshops zouden kunnen gaan staan en wat er allemaal moest gebeuren voordat de inschrijfbalie open zou gaan. Zo moesten bijvoorbeeld de voorbeeldwerkjes, die in de workshops gemaakt werden, klaarstaan zodat bezoekers konden zien wat ze zouden gaan maken in de workshop en de inschrijfkaartjes moesten geschreven en klaar gelegd worden.

Acties: Ik heb aan de medewerkers gevraagd wie graag op welke plek wilde staan. Vervolgens heb ik ze uitleg gegeven over de workshops zodat als klanten vragen hadden over bepaalde workshops ze ook antwoord wisten te geven. Daarna heb ik ze op hun plek gezet. Rond 11.00 uur ben ik na gaan denken over de planning van de pauzes. Omdat de stand altijd bemand moest blijven moesten we om de beurten pauze gaan houden. Daarnaast moest ik rekening houden met de voorbereidingen die gedaan moesten worden voordat de inschrijfbalie voor de workshops van de middag weer open zouden gaan. Ik heb met de medewerkers overlegd wie graag eerst met pauze zou willen gaan en de rest verder ingedeeld om pauze te nemen.

Resultaat: Doordat ik goed heb nagedacht over hoe te werk te gaan achter de inschrijfbalie heb ik het allemaal goed weten te organiseren. Daarnaast heb ik heb nagedacht over de planning van de pauzes en heb ik er voor gezorgd dat iedereen tijd genoeg had om te pauzeren en we niet in de stress kwamen om alle voorbereidingen te doen voordat de inschrijfbalie weer open zou gaan voor de workshops van de middag.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen, omdat ik er hiermee voor heb gezorgd dat iedereen rustig met pauze kon gaan en daardoor de werkzaamheden achter de balie vlekkeloos verliepen.

Omgevingsbewustzijn

Situatie: Voordat ik op de beurs ging staan heb ik allerlei informatie opgezocht over wat een voor beurs het nou eigenlijk ging. Ik heb bijvoorbeeld dingen opgezocht over de soorten stands, wat voor soort beurs het is, wat de doelgroep was etc.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie omgevingsbewustzijn was om oog te hebben voor belangrijke ontwikkelingen in verwante of ondersteunende vakgebieden, dat ik zou begrijpen aan welke maatschappelijke invloeden de vrijetijdsbranche bloot staat, dat ik zorgvuldig rekening hield met nieuwswaarde, positieve en negatieve publiciteit en effecten daarvan, die het gevolg kunnen zijn van interne gebeurtenissen en beslissingen, dat ik me bewust was van cultuurverschillen (internationaal) en dat ik hier ook adequaat mee om ging en dat ik vakliteratuur las.

Actie: Door me voordat de beurs begon voor te bereiden had ik voor mezelf een beeld van de beurs en wist ik wat ik kon verwachten. Vervolgens heb ik toen ik op de beurs kwam allereerst een rondje over de beurs gelopen en gekeken wat voor een stands er allemaal op de beurs stonden. Ik heb bijvoorbeeld stands gezien die zich bezig hielden met: kleding, tassen, sieraden, koken, tuinieren, uiterlijke verzorging, make-up, etc. Daarnaast heb ik gekeken naar de aankleding. Omdat het een “winterbeurs” was hadden ze de beurs helemaal aangekleed met mooie kerstbomen, veel gezellige lichtjes, sneeuw, etc. Hierdoor werd de sfeer van de beurs al gauw bij mij overgebracht. Doordat ik van te voren informatie had opgezocht en toen ik op de beurs kwam een rondje over de beurs ben gaan lopen kon ik me goed verdiepen in de onderwerpen die tegenwoordig spelen bij de doelgroep.

Resultaat: Doordat ik me goed heb verdiept in de onderwerpen die aangeboden werden op de beurs heb ik me goed kunnen verdiepen in wat gaande is bij de doelgroep. Ik was hierbij van mijn omgeving bewust. Daarnaast vond ik het erg interessant om dit te onderzoeken en meer te weten te komen over de beurzensector. Ik heb geleerd welke ontwikkelingen zich voor doen binnen de sector en waar dus op in gespeeld moet worden.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op zo’n zelfde manier doen. Het is goed om te weten wat er allemaal speelt op de beurs, voor welke doelgroep de beurs is en welke dingen het meest in trek waren. Ik ben er hier achter gekomen dat je, voordat je iets organiseert goed op de hoogte moet zijn van de trends en ontwikkelingen. Pas dan kun je echt iets goeds organiseren.

Marktgerichtheid

Situatie: Ik heb de Margriet Winterfair in de jaarbeurs in Utrecht op 25 november bezocht. Dit was de dag dat ik als coördinator aan het werk zou gaan op de beurs. Ik heb daar informatie verzameld en kennis opgedaan van de vrijetijds- en evenementenbranche.
Taak: Wat betreft de competentie marktgerichtheid was het aan mij de taak om contacten met experts buiten de eigen organisatie te onderhouden, dat ik kennis zou opdoen van potentiële markten en doelgroepen en in staat was om commercieel te denken.
Actie: Door het bezoeken van de Margriet Winterfair heb ik me kunnen verdiepen in de markt van vrije tijd en evenementen. Hierdoor heb ik kennis gekregen van de markten en doelgroepen waar de beurs zich op richt. Dit heb ik onder andere gedaan door met de verschillende standhouders te praten en te informeren naar het product of de dienst die zij aanbieden en op welke doelgroep zij zich richten. Ik ben erachter gekomen dat de beurs zich richt op voornamelijk vrouwen die gezellig een dagje weg willen met hun vriendinnen en daarbij nieuwe ideeën op kunnen doen wat betreft uiterlijke verzorging, mode, interieur etc. Ook richt de beurs zich natuurlijk op bedrijven op het gebied van uiterlijke verzorging, mode, interieur, kooksectoren die hun product of dienst aan willen bieden. Wel heb ik het idee dat ze meer aan promotie moeten/kunnen doen, aangezien ik er nog nooit wat over had gehoord. Ik heb hierbij commercieel nagedacht omdat het belangrijk is om zo veel mogelijk bezoekers naar de beurs te laten komen.
Resultaat: Doordat ik me heb verdiept in de markt van vrije tijd en evenementen heb ik kennis gekregen van de markt, de doelgroep en de mogelijkheden die de markt te bieden heeft.
Terugkoppeling: Ik ben tevreden met het resultaat. Ik zou de volgende keer in een vergelijkbare situatie op dezelfde manier te werk gaan. Ik zal me meer verdiepen in de markt door me te laten informeren om te kijken wat potentiële markten, doelgroepen en mogelijkheden zijn. Ik vind dit soort beurzen erg interessant en zou graag in de toekomst nog meer ervaring hiermee op willen doen.

Overtuigingskracht

Situatie: Op de dag van de Margriet Winterfair had ik de leiding over vier andere medewerkers bij de inschrijfbalie van de workshops. Om 10.00 uur ’s morgens konden de mensen zich inschrijven voor de workshops en om 13.00 uur. Tussendoor hadden we tijd genoeg om alvast de inschrijving van 13.00 uur voor te bereiden en even een rondje te lopen over de beurs. Ik heb met de medewerkers overlegd en de medewerkers vervolgens per twee personen even een rondje over de beurs te laten gaan. De twee andere personen heb ik duidelijk gemaakt dat de stand altijd bemand moet blijven, omdat als mensen vragen hebben ze bij de stand terecht konden. Toen ik vervolgens even wat dingen aan het overleggen was met de organisatie van de Margriet Winterfair en terug kwam bij de stand zag ik dat er niemand bij de stand stond. Ik ben gaan zoeken en vond uiteindelijk een medewerker in de kantine.

Taak: Mijn taak was om deze medewerker duidelijk te overtuigen dat er minstens een persoon bij de stand moest blijven staan.

Acties: Ik heb de medewerker meteen meegenomen naar de stand en goed duidelijk gemaakt dat het echt belangrijk is dat er iemand bij de stand moet blijven staan voor als mensen vragen hebben.

Resultaat: Ik heb gemerkt dat ik de medewerkers wel heb overtuigd na de tweede keer het gezegd te hebben dat er minimaal een persoon moest blijven staan bij de stand.

Terugkoppeling: De volgende keer zal ik duidelijker zijn en ze wijzen op hun verantwoordelijkheid. Ik mag de volgende keer iets stelliger zijn, zodat ze zich medeverantwoordelijk gaan voelen voor de stand.

Probleemanalyse

Situatie: Het was 09.45 ’s morgens. Samen met mijn team stonden we klaar bij de inschrijfbalie van de workshops om de bezoekers in te schrijven voor de diverse workshops die werden aangeboden op de beurs. Om 09.45 moesten we nog aantal voorbereidingen doen zoals de inschrijfkaartjes schrijven, informatieboekjes van de workshops klaar leggen en de voorbeelden klaar zetten van een aantal werkjes die gemaakt konden worden bij de workshops (bv armbandjes, zeepjes etc.) zodat we om 10.00 uur de inschrijfbalie open konden doen voor de bezoekers. Om 09.45 stonden er al hele lange rijen mensen voor de balie. Toen de balie open ging, ging het vlot en schreven mensen zich in voor de workshops. Omdat sommige workshops erg populair waren bij de mensen en er niet heel veel inschrijfkaarten waren, zaten sommige workshops al snel vol. Daarnaast was er een inschrijfronde om 10.00 uur (voor de workshops van de ochtend) en één om 13.00 uur (voor de workshops van de middag) zodat de mensen die van ver weg komen en in de file stonden ook nog een kans konden krijgen om zich in te schrijven voor de workshops. Uiteindelijk toen alle mensen bijna allemaal geholpen waren, was de workshop armbandjes maken helemaal vol. Een groepje vrouwen stonden al langer dan een half uur in de rij en zij werden heel erg boos en begonnen te klagen omdat nu de workshop vol was. Ze vonden het belachelijk dat ze zich nog niet konden inschrijven voor de workshop van de middag.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie probleemanalyse was om eerst te kijken naar de grote lijnen van het probleem, een helder geformuleerde probleemdefinitie te maken en de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen te benoemen.

Actie: Ik heb allereerst precies het probleem in kaart gebracht. Vervolgens heb ik hier oplossingen voor bedacht en hier van de voor- en nadelen op een rijtje gezet. Zo was het bijvoorbeeld een mogelijkheid om dit probleem zelf op te lossen door dit probleem duidelijk uit te leggen aan de bezoekers. Het voordeel hiermee was is dat ik het management er niet bij hoefde te halen. Het nadeel was dat de bezoeker het niet zou begrijpen en accepteren. Een andere optie was om gelijk het management er bij te halen en diegene het probleem aan de bezoeker te laten uit leggen. Het voordeel hier van was dat het waarschijnlijk eerder werd begrepen doordat het management dit goed kan uit leggen en hier ervaring mee heeft dus dit op een goede manier kan uit leggen. Het nadeel van deze optie was dat ik onrust zou oproepen bij het management terwijl ik het misschien makkelijk zelf zou kunnen oplossen.

Resultaat: Het was goed dat ik eerst het probleem duidelijk in kaart heb gebracht en vervolgens rustig oplossingen heb bedacht en hier van de voor- en nadelen goed bekeken heb. Doordat ik dit heb gedaan heb ik een goed besluit kunnen nemen voor welke optie ik zou gaan.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op de zelfde manier doen. Eerst goed bekijken wat het probleem precies is en vervolgens samen oplossingen bedenken en hiervan de voor- en nadelen in kaart te brengen. Hierdoor is het makkelijker om voor een oplossing te kiezen dan dat je zo maar een besluit neemt of achteraf het verkeerde besluit.