IBC Beurs

Bedrijf/Opdrachtgever:

Absoluta

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Via een catering/faciliteiten bedrijf (Absoluta) waar ik afgelopen zomer een aantal weken voor heb gewerkt, werd ik benaderd om als hostess op de IBC beurs te staan. Op de IBC beurs die in de Amsterdamse RAI gehouden werd, werden de laatste ontwikkelingen op gebied van televisie, creatie en techniek aangeboden. De beurs was van 10 september t/m 14 september 2010. Ikzelf heb drie dagen van begin tot eind op deze beurs gestaan. De eerste dag heb ik samen met een andere medewerker van Absoluta als hostess gewerkt. Onze rol was om voor het bedrijf IMPEQ, die een stand op deze beurs had, de gasten te voorzien van eten/drinken en open te staan voor vragen of een gezellig praatje met de gasten.

Verloop opdracht:

Het verloop van de opdracht ging beter als verwacht. In het begin was het even wennen, omdat het bedrijf IMPEQ ons niet veel vertelde over de planning, wat hij van ons verwachtte en wat daarbij precies onze taken waren. Naar mate de dag vorderde wist ik wat mijn taken waren en kon ik de volgende twee dagen in mijn eentje als hostess aan het werk. Ik heb mijn weg gevonden door te doen wat ik dacht dat goed was. Ik merkte aan de medewerkers van IMPEQ dat ze dat fijn vonden.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Stressbestendigheid, mondelinge communicatie, netwerken, omgevingsbewustzijn.

Stressbestendigheid

Situatie: Het was zondag 12 september 2010 om 16.00 uur. Het bedrijf IMPEQ had op deze middag een borrel voor hun gasten met zelf gemaakte cocktails en andere lekkere drankjes en hapjes. Het doel van deze borrelmiddag was om nieuwe klanten te werven. Het was de bedoeling dat ik deze borrel ging organiseren. Rond 15.30 werden de hapjes gebracht en ben ik alles gaan klaarzetten. Van voorraden drank tot leuke aankleding en de hapjes klaargezet. Rond half vijf werd het heel erg druk bij de stand. Er stonden heel veel mensen in de rij voor een cocktail of een ander drankje. Omdat ik in mijn eentje stond was het heel erg druk en kon ik ze niet allemaal tegelijk helpen. Sommige gasten moesten daardoor wel 5 tot 10 minuten wachten, omdat veel mensen een zelfgemaakte cocktail wilden hebben. In het maken van deze cocktails ging veel tijd zitten. Daarnaast waren op een gegeven moment alle glazen op, moest ik de drank (die in het magazijn stond) aanvullen en de hapjes weer aanvullen.

Taak: Mijn taak was om de mensen zo snel mogelijk aan een drankje en een hapje te helpen, gestructureerd te werk gaan, vriendelijk blijven en goed te functioneren ondanks de tijdsdruk.

Acties: Omdat ik het niet meer aankon omdat het te druk was en het vervelend voor de mensen vond dat ze zo lang moesten wachten, heb ik hulp ingeschakeld van IMPEQ. Ik ben rustig gebleven en heb de mensen zo snel mogelijk hun drankje aangeboden samen met een andere medewerker van IMPEQ. Toen degene mij kwam helpen hebben we afspraken gemaakt over de taakverdeling.

Resultaat: Ondanks de stress die er op dat moment voor mij was, hadden klanten dit niet direct door en waren zij heel erg tevreden over de borrel. Ik hoorde dit tijdens de borrel wanneer ik een rondje met de hapjes liep en achteraf van de manager en andere medewerkers van IMPEQ.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik eerder om hulp vragen wanneer het te druk wordt. Door met deze situatie te zijn omgegaan heb ik wel mijn stress goed onder controle leren houden.

Mondelinge communicatie

Situatie: Tijdens de beurs kwamen er veel gasten naar de stand omdat ze interesse in de producten van IMPEQ hadden. Veel gasten wilden graag meer informatie over de producten. Omdat ik het visitekaartje van de stand was ben ik op de gasten afgestapt om te vragen of ik ze kon helpen of vragen hadden. Dit heb ik op een persoonlijke wijze gedaan. Vervolgens heb ik de gast meegenomen naar de stand en vervolgens een van de medewerkers aangesproken met het verzoek de gast wat meer informatie te geven over de producten. Vaak was het zo dat alle medewerkers al in gesprek waren met een aantal gasten. Aan mij was het de taak om de gast bij de stand te houden.

Taak: Er werd van mij verwacht dat ik op een persoonlijke wijze de gasten benaderde, een verkoopgesprek voerde, een klant kon overtuigen door houding, tijdens het onderhandelingsproces een win-win situatie creëerde, de criteria herkende wanneer er werd gesproken van een team, de voorwaarden van een effectieve samenwerking herkende, leiding gaf aan een team (eventueel in een rollenspel), mijn eigen rolgedrag kritisch bekeek en essentiële coachvaardigheden eigen maakte die bijdragen tot het effectief samenwerken.

Acties: Wanneer ik de gast naar de stand had gehaald heb ik de gast wat te drinken aangeboden en wat informatie van het bedrijf gegeven. Ik heb de gast er van overtuigd dat het de moeite waard was om te blijven wachten totdat er een medewerker aanspreekbaar was. Dit heb ik gedaan door argumenten te noemen als: zij kunnen je veel goede informatie over de producten geven, ze hebben veel goede aanbiedingen en uiteraard verteld hoe lang het duurde voordat er een medewerker aanspreekbaar was. Inmiddels had ik constant te rol om te overzien hoe ver de medewerker met de gast was. Daarnaast heb ik de leiding genomen door wanneer een medewerker klaar was met een gast, gelijk de medewerker voor te stellen aan de volgende gast die zat te wachten op een gesprek.

Resultaat: Door alle bovenstaande taken op me te nemen heb ik op een goede manier geleerd om mondeling te communiceren. Achteraf heb ik veel positieve feedback gekregen van de medewerkers voor de manier waarop ik de gasten heb benaderd en dit proces heb georganiseerd. Ik was een soort van tussenpersoon.

Terugkoppeling: Ik ben zeer tevreden over het resultaat en ik zou in een vergelijkbare situatie weer op dezelfde manier te werk gaan. Wel zou ik dit in de toekomst nog vaker willen gaan doen. Ik heb gemerkt dat het aanspreken van de gasten nu nog een beetje stroef ging, maar ik denk dat naarmate ik het vaker doe dit beter zal gaan.

Netwerken

Situatie: Wanneer ik het even rustig had tijdens te beurs, was het een goed moment om even te gaan rondlopen over de beurs of even een praatje te maken met de medewerkers en gasten van de stand waar ik stond.

Taak: Mijn taak was om potentiële netwerken te herkennen en een praatje te maken met verschillende bezoekers.

Acties: Tussendoor ben ik vaak met verschillende medewerkers, klanten en de manager van IMPEQ gaan praten. Ik heb ze verteld over mijn opleiding en wat ik allemaal moet doen voor mijn opleiding (praktijkervaringen).

Resultaat: Door met de verschillende partijen een praatje te hebben gemaakt, hebben zij aangeboden dat als ik ooit een keer iets voor mij zouden kunnen doen, me graag wilden helpen. Ik heb over mijn opleiding verteld en dat ik het leuk vind om ervaring op te doen in het werkveld. Vooral de manager was erg tevreden over mij. Na de beurs kreeg ik nog een e-mail van de manager met grote complimenten van hun klanten en medewerkers over het werk wat ik verricht had tijdens de beurs. Tevens kreeg ik een e-mail dat als ze me nog eens nodig hadden, ze graag weer gebruik van me zouden willen maken.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op deze manier doen. Ik heb hiermee voor elkaar gekregen dat ik volgend jaar weer op de beurs mag komen helpen en eventueel tussendoor nog andere activiteiten voor ze mag gaan doen.

Omgevingsbewustzijn

Situatie: Voordat ik werd gevraagd om op de beurs te komen werken wist ik eigenlijk niet wat voor soort beurs het was. De IBC beurs zei mij niets. Ik heb om me heen gevraagd aan mensen of ze het kenden en heb me er in verdiept (via internet heb ik informatie opgezocht etc.). Nadat ik dit had gedaan kreeg ik er nog niet echt een beeld van. Toen ik uiteindelijk op de beurs kwam zag ik alle stands en ben ik gaan rond kijken wat er precies werd aangeboden. Vervolgens heb ik kennis gemaakt met het bedrijf IMPEQ (waarvoor ik hostess was) en heeft de manager me uitgelegd wat zij precies doen en wat voor soort beurs het eigenlijk is. Zo heeft hij dingen verteld over de nieuwe technologische ontwikkelingen en over de doelgroep.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie omgevingsbewustzijn was om oog te hebben voor belangrijke ontwikkelingen in verwante of ondersteunende vakgebieden, dat ik zou begrijpen aan welke maatschappelijke invloeden de vrijetijdsbranche bloot staat, dat ik zorgvuldig rekening hield met nieuwswaarde, positieve en negatieve publiciteit en effecten daarvan, die het gevolg kunnen zijn van interne gebeurtenissen en beslissingen, dat ik me bewust was van cultuurverschillen (internationaal) en dat ik hier ook adequaat mee om ging en dat ik vakliteratuur las.

Actie: Ik heb me helemaal ingeleefd in het onderwerp van de beurs door om me heen te vragen, te observeren op de beurs zelf en door rond te vragen bij standhouders. Ook ben ik er hierdoor achter gekomen wat de doelgroep is en wat trends en ontwikkelingen waren. Daarnaast waren er veel verschillende culturen op de beurs. Dit kwam omdat het een internationale beurs was. Hierdoor heb ik een beeld gekregen van de verschillende culturen.

Resultaat: Door deze acties te hebben gedaan heb ik geleerd dat het erg belangrijk is om je van te voren te verdiepen in de beurs. Ik weet nu wat er zoal op de beurs speelt. Ik ben op de hoogte van de (inter)nationale nieuwsonderwerpen van nu en heb kunnen kijken wat de actuele nieuwsonderwerpen zijn en dan met name internationale nieuwsonderwerpen. Zo heb ik dus gezien dat bijvoorbeeld de Jappaners erg voorlopen op het gebied van technologie.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen. Ik weet nu wat voor een actuele nieuwsonderwerpen er allemaal spelen en hoe belangrijk zo’n beurs voor bepaalde mensen en bedrijven is.