Sport/bewegingsdag

Bedrijf/Opdrachtgever:

Careyn Thuiszog, Breda

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Voor de opdrachtgever heb ik samen met een medestudent een sport/bewegingsdag voor de medewerkers van de thuiszorg georganiseerd. Dit waren ongeveer 800 medewerkers. De verantwoordelijkheid van de organisatie van de sport/bewegingsdag lag bij mij en de medestudent.

Verloop opdracht:

Nadat we hadden gehoord dat we de sport/bewegingsdag voor Careyn Thuiszorg mochten organiseren hebben we een kennismakingsgesprek met de manager huishoudelijke zorg gehad en hebben we uitleg gekregen over wat de opdracht precies inhield en wat er van ons verwacht werd. We kregen bepaalde randvoorwaarden mee zoals: het budget (€ 10,- per persoon), dat het doel van de sportdag in het teken stond van kennismaken en verbinden met elkaar (aangezien de medewerkers van de thuiszorg elkaar nooit/nauwelijks zien) en dat de sportdag ongeveer van 14.00 tot 19.00 uur moest duren. Nadat dit allemaal duidelijk was zijn we aan de slag gegaan met een plan van aanpak, het maken van een goede planning, het bedenken van een concept, de activiteiten en het zoeken naar een locatie. We hadden steeds na een aantal weken een gesprek met de manager waarin we onze ‘producten’ en ideeën lieten zien. Vaak hadden we van te voren onze producten/ideeën al opgestuurd zodat we dit in het gesprek konden bespreken en hij feedback kon geven.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Oordeelsvorming, creativiteit, visie en innovativiteit.

Oordeelsvorming

Situatie: Wat betreft de organisatie van de sport/bewegingsdag hadden we eerst een concept bedacht en aan de hand daar van was het de bedoeling om goede ideeën te bedenken qua activiteiten. We hadden bijvoorbeeld activiteiten als touwtrekken, zaklopen, kruiwagenrace etc. Vervolgens gingen we deze ideeën presenteren aan de opdrachtgever. De opdrachtgever vond de activiteiten niet bijzonder en was het niet eens met onze ideeën.

Taak: Ten aanzien van de competentie oordeelsvorming werd er van mij verwacht dat ik niet klakkeloos de mening/adviezen van deskundigen/belanghebbende zou opvolgen, in staat zou zijn mensen en instanties er bij te betrekken en de voor-en nadelen af te wegen alvorens tot een oordeel te komen.

Actie: In het gesprek met de opdrachtgever heeft de manager zijn mening over de activiteiten gegeven. Vervolgens heeft hij een voorbeeld genoemd van een activiteit die hij graag zou willen zien op de sport/bewegingsdag. Deze activiteit was yoga.

Aan de hand van deze mening hebben mijn medestudent en ik een oordeel gevormd. We hebben de voor-en nadelen afgewogen en zijn daarna tot een oordeel gekomen. We waren het niet eens met zijn mening. Wij vonden dat yoga niet voor de gehele doelgroep leuk was, daarbij was het doel van de sport/bewegingsdag om met elkaar in contact te komen en elkaar te leren kennen. Wij vonden het daarom een goed idee om teambuildings-activiteiten te doen. Hierdoor leer je elkaar goed kennen en moet je veel samenwerken waardoor je op een leuke manier met elkaar in contact komt. Wij hadden niet het gevoel dat deze samenwerking bij bijvoorbeeld yoga naar voren kwam. Daarnaast moesten we rekening houden met het minimale budget, waardoor de activiteiten niet veel geld mochten kosten. Ook heb ik het argument gebruikt dat we bij veel verschillende bedrijven hebben geïnformeerd naar wat voor activiteiten zij op een sportdag organiseren. Bij veel bedrijven waren dit dezelfde activiteiten als wij bedacht hadden; de simpele teambuildings-activiteiten.

Resultaat: Door dit oordeel te hebben gevormd hebben we hierbij niet klakkeloos het idee van de manager overgenomen. Door de ervaringen met projecten op school weet ik dat het heel erg belangrijk is om te kijken naar de doelgroep. Het was hierbij dus ook erg van belang dat wij ons oordeel hier over hebben gevormd. Daarnaast hebben we er mensen/bedrijven bij betrokken zodat we ook inzicht hadden in welke bedrijfs-sportdagen er bij andere bedrijven worden georganiseerd.

Terugkoppeling: Als ik de volgende keer weer in een situatie kom waarin het van belang is dat ik mijn oordeel beargumenteer, dan zal ik dat weer doen door mijn persoonlijke argumenten te gebruiken.

Creativiteit

Situatie: Nadat we de activiteiten voor de sport/bewegingsdag hadden bedacht en gepresenteerd bij de opdrachtgever, bleek de opdrachtgever hier niet van onder de indruk te zijn. Hij vond onze ideeën niet goed genoeg voor de sport/bewegingsdag van Careyn Thuiszorg. We zaten met het probleem dat de activiteiten (volgens de manager) niet goed genoeg waren en hier moest een oplossing voor komen.

Taak: Het was aan mij de taak dat ik in deze probleemsituatie tot een passende oplossing kon komen, in staat was om vanuit verschillende invalshoeken naar zaken te kijken en op basis daarvan tot nieuwe oplossingen of ideeën te komen, dat ik met vernieuwende voorstellen voor aanpak kwam en in staat was om gebruik te maken van creatieve processen.

Actie: In het kader van de sport/bewegingsdag zijn mijn medestudent en ik naar een oplossing gaan zoeken. We hebben hierbij vanuit verschillende invalshoeken gedacht. We hadden verschillende oplossingen bedacht. Zo hadden we bijvoorbeeld bedacht om op zoek te gaan naar nieuwe activiteiten voor de sport/bewegingsdag en om bijvoorbeeld een combinatie van activiteiten te doen. Een deel van de activiteiten die we al hadden bedacht en dat we een aantal nieuwe activiteiten er bij zouden bedenken. Vervolgens hebben we gebruik gemaakt van een creatief brainstormproces. We zijn hierdoor op nieuwe ideeën gekomen. Zo hadden we bijvoorbeeld een idee om een soort van survival te doen. 

Resultaat: Door deze acties te hebben genomen heb ik ervaring kunnen opdoen in het zoeken naar goede oplossingen, vanuit alle invalshoeken te kijken en hierbij creatieve processen te gebruiken. Doordat ik deze acties genomen heb, kwamen we tot een goede oplossing voor de sport/bewegingsdag.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen. Ik vind het een uitdaging om te zoeken naar goede oplossingen bij problemen. In de toekomst zou ik hier nog meer ervaring in op willen doen, omdat ik denk dat ik deze competentie nog erg vaak ga tegen komen in het werkveld.

Visie

Situatie: Voordat de organisatie van de sport/bewegingsdag begon hadden we een kennismakingsgesprek met de manager, waarin hij vertelde wat de bedoeling van de sport/bewegingsdag was en wat hij van ons verwachtte. Daarnaast heeft hij de randvoorwaarden voor deze dag bekend gemaakt en aangegeven wat voor soort sport/bewegingsdagen erin het verleden zijn georganiseerd. Hij vertelde dat dit sportdagen waren waar simpele activiteiten als voetbal, basketbal, korfbal etc. werden georganiseerd. Er werd daarnaast niets met een thema of concept gedaan.

Taak: Wat betreft de competentie visie werd er van mij verwacht dat ik de relevante trends en ontwikkelingen buiten de organisatie ken en dat ik het accent meer leg op de mogelijkheden in de toekomst, dan beperkingen in het heden.

Actie: Wat betreft deze opdracht heb ik niet meer gekeken naar wat ze precies allemaal in het verleden hebben gedaan als sport/bewegingsdag, maar ben ik begonnen met het doen van deskresearch. Ik heb relevante trends en ontwikkelingen op het gebied van evenementen/bedrijfsuitjes gedaan. Ik ben er achter gekomen dat het aanbod qua bedrijfsuitjes activiteiten zeer groot is. Van karten tot allerlei soorten workshops. Daarnaast is het een trend om iets met de zintuigen te doen. Door bijvoorbeeld een locatie leuk aan te kleden, het eten/drinken, de locatie te voorzien van muziek en de spelactiviteiten op zich. Ook het invoeren van een thema bleek een trend te zijn. Daarnaast zouden er mogelijkheden voor de toekomst zijn om een sportdag op een multifunctionele locatie te organiseren. Dit is een locatie waarin alle producten/diensten onder een dak vallen. Je kunt dan allerlei verschillende soorten activiteiten organiseren wat allemaal op dezelfde locatie plaats vindt. Als laatste zouden ze iets kunnen doen met authenticiteit. Dit is ook een trend wat betreft evenementen van de laatste jaren.

Resultaat: Door deze acties te hebben genomen heb ik geleerd om me in de competentie visie te ontwikkelen. Ik heb geleerd om het verleden aan de kant te schuiven en te kijken naar wat de mogelijkheden in de toekomst zijn. Daarnaast ken ik nu de relevante trends en ontwikkelingen buiten de organisatie.

Terugkoppeling: Als ik de volgende keer weer in een situatie kom waarin het vormen van een visie belangrijk is, dan zal ik me weer verdiepen in het onderwerp. In de toekomst zou ik hier nog meer ervaring in willen opdoen.

Innovativiteit

Situatie: Voordat mijn medestudent en ik de sport/bewegingsdag gingen organiseren werd ons verteld dat er in de voorgaande jaren vaak simpele sporten werden gedaan als voetbal, korfbal, basketbal etc. Dit jaar hebben ze voor het eerst de organisatie van de sport/bewegingsdag uit handen gegeven om een goed en vernieuwend programma voor deze dag op te zetten. Als allereerst hebben we daarom een concept bedacht en aan de hand daar van de activiteiten bedacht. Ook moesten we het thema van de dag doorvoeren naar de activiteiten, locatie en aankleding.

Taak: Aan ons was de taak om mogelijkheden te zien tot vernieuwing.

Actie: We hebben een creatieve brainstormsessie gehouden. Hier hebben we gedacht over de activiteiten, de locatie, de aankleding er van en het eten/drinken. Als thema voor deze sport/bewegingsdag hadden wij ‘zomer’ bedacht. Qua activiteiten hadden we bijvoorbeeld touwtrekken, kruiwagenrace, zaklopen etc. Dit zijn simpele spelletjes, wat niet veel geld kost, wat voor elke doelgroep geschikt is en waardoor er echte verbinding tussen de mensen ontstaat doordat ze moeten samenwerken met elkaar. Qua locatie hadden we bedacht om de dag in een park (als we hier een vergunning voor zouden krijgen) of een sportpark van een vereniging te organiseren. Qua aankleding zouden we veel met zomerattributen doen (parasollen, zwembanden, hawaiislingers etc.). Als laatste hadden we qua eten/drinken bedacht om in het park een barbecue te organiseren. Dit is voor elk wat wils en het past perfect in het thema. Daarnaast wilden we cocktails maken op deze dag.

Resultaat: Er waren veel mogelijkheden qua vernieuwing voor de sport/bewegingsdag. Deze hebben we vooral aangepakt door een thema voor deze dag te bedenken. Aan de hand daar van hebben we alles er om heen bedacht. Uiteindelijk hadden we een vernieuwend programma voor de sport/bewegingsdag bedacht met nieuwe activiteiten. De dag zou er totaal anders uit zien dan voorgaande jaren.

Terugkoppeling: Ik ben tevreden over het resultaat. Door te hebben gebrainstormd zijn er nieuwe ideeën voor het programma en de activiteiten tot stand gekomen waarmee we een nieuwe soort sport/bewegingsdag konden organiseren. Daarnaast heb ik gemerkt dat het erg belangrijk is om constant vernieuwing te zoeken als organisatie, aangezien mensen daar behoefte aan hebben.

Events for Life

Bedrijf/Opdrachtgever:

NHTV, Events For Life

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Toen het 2^e schooljaar begon heb ik me opgegeven voor Events For Life. Een praktijkprogramma binnen de school wat zich specialiseert in de evenementensector. Binnen dit programma worden er allerlei dingen georganiseerd. Van interessante hoorcolleges tot bedrijfsbezoeken tot leuke workshops. Kortom van alles waar je veel van leert.

Verloop opdracht:

Elk blok worden er een aantal bijeenkomsten door Events For Life gepland. Ik heb me hier voor opgegeven omdat ik vind dat we veel theorie binnen de opleiding krijgen, en ik het juist ook heel interessant vind om praktijkervaringen op te doen. Het doel hiervan is om goed te kunnen kijken welke bedrijven interessant zijn, welk soort evenementen mij trekken en eventueel te netwerken voor stages.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Verbeeldingskracht en marktgerichtheid.

Verbeeldingskracht

Situatie: Tijdens een bijeenkomst van EFL kregen we een workshop over beursmanagement. We kregen een interessant hoorcollege over beurzen waarin we veel informatie over verschillende beurzen kregen. Na dit hoorcollege kregen we een interactieve opdracht.

Taak: We moesten met een groepje een stand voor “mentos kauwgum aardbei/sinaasappel” maken waarbij de beleving van de stand optimaal naar voren zou komen. We mochten de gekste dingen bedenken.

Acties: Allereerst gingen we met een groepje van vijf personen bij elkaar zitten. We gingen brainstormen wat we voor soort stand wilden, met wat voor aankleding en andere originele attributen die we er bij konden gebruiken. Vervolgens hebben we dit op een groot wit vel papier uitgewerkt met zijn allen. Het was de bedoeling om ons in te beelden hoe de stand zou worden. We hadden bijvoorbeeld bedacht om iemand in een aardbeienpak en iemand in een sinaasappelpak te laten rondlopen.

Resultaat: Met al deze ideeën kon ik me een goed beeld vormen hoe de stand er uit zou komen te zien en wat er allemaal om heen zou gebeuren om de beleving van de stand optimaal te maken. Doordat alle ideeën goed waren uitgewerkt kon ik dit beeld goed vormen. Als laatste werden de verschillende stands van de groepen gepresenteerd. Door de goede uitleg over de stand en de grote wit vellen papier was het de bedoeling om een goed beeld te vormen van de stands.

Terugkoppeling: Ik vond het een leuke opdracht om te doen, omdat je lekker creatief kon zijn en verschillende originele dingen kon bedenken. Ik leefde me helemaal in, in de stands en zag het al helemaal voor me hoe deze stands er op een beurs uit kwamen te zien.

Marktgerichtheid

Situatie: Op 3 maart 2011 zijn we met de Events For Life groep naar Arjan van Dijk geweest. Arjan van Dijk is een evenementenbureau wat zich voornamelijk specialiseert in zakelijke evenementen, maar ook particuliere evenementen. Zij bedenken zelf concepten en hebben daarbij alles in huis om een evenement te realiseren.

Taak: Wat betreft de competentie marktgerichtheid was het aan mij de taak om contacten met experts buiten de eigen organisaties te onderhouden, dat ik kennis zou opdoen van potentiële markten en doelgroepen en in staat was om commercieel te denken.

Actie: Als allereerst kregen we een duidelijke presentatie over het bedrijf, waarbij we veel vragen konden stellen. Doordat iedereen zo veel vragen stelde kwamen we veel over het bedrijf te weten. Vervolgens kregen we een uitgebreide rondleiding. We zijn langs verschillende afdelingen geweest zoals: de salesafdeling, brainstormruimte, verschillende magazijnen, transportafdeling etc.

Resultaat: Door de uitgebreide presentatie en rondleiding heb ik me goed kunnen verdiepen in de markt. Ik weet nu goed hoe een evenementenbureau in elkaar zit, op welke doelgroepen zij zich richten en hoe zij dingen aanpakken in het bedrijf.

Doordat het evenementenbureau alles in huis heeft om een evenement te organiseren, gaat dit veel gemakkelijker als bij een ander evenementenbureau die dat niet heeft. Deze zullen moeten gaan samenwerken met andere partijen waardoor hier veel meer tijd in gaat zitten. Doordat ze alles in huis hebben kunnen ze veel evenementen tegelijk organiseren. Ik denk dat dit een voordeel voor bedrijven/particulieren is om hun evenement bij Arjan van Dijk te laten organiseren. Het gebeurt professioneel, alles is mogelijk en het evenement kan binnen een beperkte tijd gerealiseerd worden. Door dit bedrijfsbezoek heb ik veel inzicht gekregen in de markt waarin ik later graag werkzaam zou zijn.

Terugkoppeling: Door goed over bovenstaande dingen na te denken heb ik geleerd om commercieel te denken. Daarnaast heb ik veel kennis opgedaan in de potentiële markt. Ik vond het erg leuk om me hier in te verdiepen en daarnaast ben ik hierbij toekomstgericht geweest. Ik zou later graag bij zo’n soort bedrijf als Arjan van Dijk terecht willen komen. Ik heb nu nog contacten bij Arjan van Dijk omdat ik me heb aangemeld als oproepkracht op evenementen van Arjan van Dijk. Ik denk hiermee veel ervaring te kunnen opdoen bij het meewerken en een kijkje te nemen bij veel verschillende soorten evenementen.

Stima

Bedrijf/Opdrachtgever:

Stima Kunstbemiddeling

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Sinds november 2010 heb ik een bijbaantje bij Stima. Stima is een bedrijf dat bemiddelt in kunstwerken. Mijn rol binnen Stima is de ondersteuning van de directeur. Ik werk hier gemiddeld één keer per week, maar af en toe ook meer of minder. Mijn voornaamste werkzaamheden bestaan uit: ingekomen post verwerken, uitgaande post verwerken, offertes en facturen opmaken, klantendossier beheer, e-mailbeheer, agendabeheer, klanten ontvangen, brochures ontwerpen, verkoopgesprekken voeren, telefonische zaken regelen en andere zaken die geregeld moeten worden voor de directeur.

Verloop opdracht:

Toen ik begon bij Stima wist ik niet goed wat voor een soort bedrijf het was, daarom heeft de directeur eerst wat dingen over het bedrijf verteld en daarna waaruit mijn werkzaamheden zouden bestaan en wat hij van mij verwachtte. Inmiddels werk ik er al een aantal maanden en heb ik mijn weg gevonden binnen het bedrijf.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Overtuigingskracht, plannen en organiseren, kwaliteitsgerichtheid, mondelinge communicatie en schriftelijke communicatie.

Overtuigingskracht

Situatie: De tweede week dat ik bij Stima werkte kreeg ik te maken met telefonische gesprekken met klanten. Het was de bedoeling dat ik de klant zou opbellen om te vragen naar de naam en het e-mailadres van de contactpersoon van degene die ging over de kantoorinrichting. Al deze mensen waarvan we de e-mailadressen mochten hebben zouden we een brochure sturen met daarin aanbiedingen voor bepaalde kunstwerken.

Taak: Veel mensen zijn erg beschermend om hun e-mailadres zomaar te geven. Daarnaast waren er veel mensen die, als ik uitlegde waarvoor het was, niet echt geïnteresseerd waren en daarom niet hun e-mailadres wilden geven. Van de directeur van Stima moest ik erg mijn best doen om zoveel mogelijk e-mailadressen te achterhalen. Hij vertelde mij dat ik dat ik flink moest doorvragen en de mensen er van moest overtuigen dat dit goede aanbiedingen waren en daarom hun e-mailadressen te geven.

Acties: Ik heb flink doorgevraagd wanneer mensen hun e-mailadres niet wilden geven. Ik ben met argumenten gekomen als: deze aanbiedingen zijn maar beperkt geldig en dat wij goede service bieden.

Resultaat: Doordat ik deze acties heb genomen heb ik het voor elkaar gekregen om veel e-mailadressen te achterhalen.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen, omdat dit heeft opgeleverd dat ik veel brochures naar klanten kon sturen en hiermee heb geleerd mensen (op een niet opdringerige manier) te overtuigen van goede aanbiedingen.

Plannen en organiseren

Situatie: Vrijdag 18 februari stond er weer een werkdag bij Stima gepland. Toen ik aankwam moest de directeur eigenlijk vrijwel gelijk naar een afspraak. Meestal als ik kom werken heeft hij een aantal taken voor me op de planning staan. Omdat hij nu zo gauw weg moest gaf hij in een keer heel veel taken op wat ik deze middag moest doen. Een aantal facturen en offertes maken, verschillende mails versturen, een BTW-lijst opstellen, dossiermappen aanmaken, brochures versturen en een afwas doen.

Taak: Aan mij was de taak om alles voor deze dag goed te organiseren en te plannen. Omdat de directeur een afspraak met een klant had, was ik alleen op het kantoor en was het mijn taak om dit allemaal zelf goed te organiseren.

Actie: Allereerst heb ik mezelf afgevraagd wat de belangrijkste taken waren. Omdat het best veel taken waren en ik maar een middag aan het werk was heb ik eerst een goede planning gemaakt voor de dag en vervolgens gauw aan het werk gegaan. Ik heb eerst de belangrijkste taken gedaan zoals facturen en offertes maken en als laatste heb ik de afwas gedaan.

Resultaat: Doordat ik het allemaal zo goed had gepland kreeg ik alle taken binnen deze middag af wat ik van te voren niet had verwacht omdat het vrij veel was.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer precies op dezelfde manier doen. Ik vind het fijn om een planning te maken voor mezelf zodat ik precies weet wat ik moet doen en in welke volgorde, zodat ik niets vergeet. Vervolgens kon ik de taken afstrepen die ik had gedaan. Ik heb gemerkt dat dit een goede manier is om te werk te gaan.

Kwaliteitsgerichtheid

Situatie: Een van de werkzaamheden die onder mij valt is facturen en offertes maken. Op een dag moest ik met de aantekeningen van de directeur een offerte maken.

Taak: Mijn taak was om een offerte maken. Ik kon in de map offertes een offerte erbij pakken zodat ik een voorbeeld had.

Acties: Op basis van de gegevens die de directeur mij gegeven had en een voorbeeldofferte heb ik een passende offerte gemaakt. Vervolgens heb ik het 3 keer gecheckt of alles er in stond, of de bedragen goed waren die er op stonden en of de lay-out er goed uit zag. Vervolgens heb ik hem aan de directeur laten zien.

Resultaat: Ik heb een goed uitziende offerte gemaakt en ben hierbij erg kwaliteitsgericht geweest.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer op deze manier doen. Ook zal ik hem nog een paar keer goed controleren of alles er goed in staat, zodat de kwaliteit van de offerte er goed uit ziet.

Mondelinge communicatie

Situatie: Om de belactie van Stima goed te laten verlopen heb ik mondelinge communicatie toegepast. Op een aantal zaterdagen in het jaar wordt er een opendag gehouden. Er worden dan allerlei kunstwerken aangeboden voor een mooie prijs.

Taak: Er werd van mij verwacht dat ik op een persoonlijke wijze de gasten die ik aan de telefoon kreeg benaderde, een verkoopgesprek voerde, een klant kon overtuigen door houding, tijdens het onderhandelingsproces een win-win situatie creëerde, de criteria herkende wanneer er werd gesproken van een team, de voorwaarden van een effectieve samenwerking herkende, leiding gaf aan een team (eventueel in een rollenspel), mijn eigen rolgedrag kritisch bekeek en essentiële coachvaardigheden eigen maakte die bijdragen tot het effectief samenwerken.

Actie: Allereerst heb ik een lijst opgesteld met de klanten die we zouden gaan uitnodigen voor de opendag. Vervolgens heb ik voor mezelf bedacht wat ik precies moest gaan zeggen. Ik deed dit op een manier zodat ik kort en krachtig de mensen er van kon overtuigen om naar de opendag te komen. Ik heb hierbij argumenten gebruikt als: de aanbiedingen zijn alleen op de opendag geldig en dat er op de opendag hele speciale kunstwerken werden aangeboden. Toen ik de mensen aan de telefoon kreeg heb ik ze uitgenodigd voor de opendag. Ik heb hierbij de klanten op een persoonlijke wijze benaderd. Ook merkte ik dat door deze actie een win-win siuatie werd gecreëerd. Voor Stima was het goed om deze schilderijen te verkopen maar voor de klant (particulier/bedrijf) waren het erg goede aanbiedingen. Omdat er erg veel mensen gebeld moesten worden heb ik mijn collega’s om hulp gevraagd. Ik heb hierbij precies uitgelegd wat er moest gebeuren en hoe ik dat aanpakte. Hierbij heb ik gemerkt dat het effectief samenwerken met collega’s erg belangrijk is in een drukke periode. Tijdens het uitvoeren van deze acties heb ik ook gelet op mijn eigen rolgedrag. Ik heb gemerkt dat ik tijdens deze actie wel een leidinggevende rol had.

Resultaat: Ik vond het werken aan de opdracht erg leerzaam. Ik heb veel geleerd van het

onderhandelingsproces en het effectief leidinggeven aan mijn collega’s. Door de goede voorbereiding en het effectief samenwerken is deze actie succesvol verlopen.

Terugkoppeling: In de toekomst zou ik nog meer ervaring willen opdoen met mondelinge communicatie. Ik denk dat het erg belangrijk is om over deze competentie te beschikken als je werkzaam bent in de evenementensector.

Schriftelijke communicatie

Situatie: Op een zaterdag in de maand januari werden er een opendag bij Stima georganiseerd. Hier werden kunstwerken tentoongesteld en werden er veel aanbiedingen gedaan voor bepaalde kunstwerken. Het was de bedoeling dat er zo veel mogelijk mensen (particulieren of bedrijven) naar toe zouden komen.

Taak: Tijdens de organisatie van deze opendag waren mijn taken om op een goede manier schriftelijk te communiceren. Hierbij was het de bedoeling dat ik een wervende tekst volgens het AIDA model of de probleem-oplossingsstructuur schreef, een directmail en een proces/reflectieverslag maakte.

Actie: Een aantal weken voor de opendag heb ik een poster/brochure gemaakt. Deze heb ik digitaal ontworpen. Ik heb hierbij het AIDA model gebruikt. Allereerst heb ik een opvallende titel gemaakt. Dit heb ik in grote duidelijke letters gedaan. Vervolgens heb ik een wervend stukje geschreven over de open dag. Ik heb hierbij dingen genoemd als welke kunstwerken tentoongesteld zouden worden en verschillende aanbiedingen opgenoemd. Hiermee heb ik geprobeerd de mensen te trekken en nieuwsgierig proberen te maken. Vervolgens heb ik een stukje geschreven over waarom ze precies naar deze open dag zouden moeten komen. Ik heb hierbij dingen genoemd als: deze aanbiedingen zijn alleen op de opendag geldig en weg=weg. Als laatste heb ik genoemd hoe ze zich konden aanmelden. Dit konden ze doen door een e-mail naar ons te sturen. Ik heb de datum, tijdstip en locatie nog een keer duidelijk vermeld en aangegeven dat we de mensen graag zouden zien op de opendag.

Daarnaast heb ik elke keer dat ik er aan heb gewerkt een procesverslagje voor de baas gemaakt. Hij kon dan precies zien hoe ver ik er mee was en wat ik beter anders zou kunnen doen.

Resultaat: Door feedback te hebben gekregen op de poster heb ik goed gekeken wat ik anders zou kunnen doen. Ik vond dit erg leerzaam omdat ik zo heb geleerd hoe ik een goede poster/brochure kon maken en dit wervend te schrijven.

Terugkoppeling: Wel heb ik gemerkt dat ik het af en toe lastig vond om dit wervend te schrijven, maar omdat ik al een keer eerder zo’n gelijke opdracht heb gedaan had ik er al wat ervaring mee en ging me dit iets makkelijker af.

STRP Festival 2010

Bedrijf/Opdrachtgever:

STRP Festival

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Op het STRP Festival kreeg ik de rol als teamleider. Ik heb hier twee dagen deze rol vervuld. Op het festival waren er meerdere teams met medewerkers. Zo was er het team entree, financieel, bar en expo/dash/host. Bij de laatste mocht ik teamleider zijn op het laatste weekend van het festival. Het expo/dash/host gedeelte was het gedeelte waarin de kunstwerken tentoongesteld werden. Omdat dit een interactief gedeelte voor de bezoeker was moesten deze kunstwerken bewaakt en uitgelegd worden. Voor deze taak hadden we 13 vrijwilligers. Bij elk kunstwerk kwamen er één of twee vrijwilligers te staan. Over deze 13 medewerkers kreeg ik de leiding. Mijn taken bestonden uit: het leidinggeven aan de vrijwilligers, uitleg geven aan de vrijwilligers over de kunstwerken, inspringen bij drukte, communiceren met andere teamleiders en managers (via een portofoon), zorgen voor een goed rouleerschema, pauzes organiseren, expomanager inschakelen bij storingen van kunstwerken, voldoende eten/drinken voor de vrijwilligers regelen en helpen bij vragen van de bezoekers.

Verloop opdracht:

Het verloop van de opdracht was in het begin niet wat ik er van had verwacht. Ik had voor mijn gevoel te weinig en te laat informatie gekregen over de kunstwerken, het festival zelf en wat er van mij verwacht werd. De eerste dag werd ik daarom ook echt in het diepe gegooid en moest ik zelf uitzoeken hoe alles in zijn werk ging. Wel merkte ik na een tijdje dat ik me beter in mijn rol ging voelen. Ik heb met de vrijwilligers overlegd bij welk kunstwerk ze wilden gaan staan en heb aan één van de vrijwilligers gevraagd om even kort wat over de kunstwerken te vertellen en mij rond te leiden zodat ik ook goed op de hoogte was. Dit was natuurlijk een gekke situatie omdat ze mij de weg moesten wijzen bij de kunstwerken i.p.v. dat ik dat eigenlijk zou moeten doen. Omdat veel vrijwilligers al meerdere dagen hadden gewerkt wisten zij al hoe alles in zijn werk ging wat voor mij wel fijn was (omdat ik niet veel informatie gekregen had). Na een uurtje liep alles op rolletjes en had ik alles helemaal onder controle. Ik vond deze situatie niet prettig omdat ik hierdoor erg onzeker werd. Gelukkig begrepen de andere medewerkers deze situatie en hielpen mij goed.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Groepsgericht leiding geven, oordeelsvorming, visie, verbeeldingskracht en innovativiteit.

Groepsgericht leiding geven

Situatie: Voordat ik aan deze opdracht begon had ik meer ingelicht moeten worden over de kunstwerken en de beurs. Een dag van te voren kreeg ik informatie doorgestuurd waardoor ik niet meer op tijd alles in me kon opnemen. Toen ik de vrijwilligers moest begeleiden en briefen wist ik niet goed wat ik moest vertellen. Ik kwam erg onzeker over wat ik zelf helemaal niet fijn vond.

Taak: Mijn taak was ondanks dat ik te weinig informatie had toch de vrijwilligers goed te begeleiden.

Acties: Ik heb alles gedaan wat ik kon en gedaan hoe ik dacht dat het moest. Ik heb met de medewerkers overlegd wat handig is hoeveel personen bij een kunstwerk neer te zetten en wie graag bij welk kunstwerk wilde staan.

Resultaat: Uiteindelijk is alles goed gekomen en ik merkte aan de vrijwilligers dat ze het niet erg vonden dat ik er weinig over wist. Ze accepteerden het en hielpen me goed. Ik heb ontdekt dat het eigenlijk niet eens zo heel erg is om over de taak weinig te weten als je als teamleider er maar goed de zaken coördineert.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik eerder om informatie en een goede briefing vragen zodat als ik begin precies weet wat mijn taken zijn en niet onzeker hoef te zijn over de dingen die ik doe. Dit komt dan iets professioneler over.

Oordeelsvorming

Situatie: Op de laatste dag dat het STRP festival plaats vond moesten alle kunstwerken aan het eind van de dag grondig worden schoongemaakt. Aan mij was de taak om dit met alle medewerkers op een efficiënte en snelle manier te regelen. Een medewerker had een voorstel om de taakverdeling op een bepaalde manier te doen wat betreft de schoonmaak. Diegene stelde voor om eerst met zijn allen één kunstwerk schoon te maken en vervolgens de anderen.

Taak: Ten aanzien van de competentie oordeelsvorming werd er van mij verwacht dat ik niet klakkeloos de mening/adviezen van deskundigen/belanghebbende zou opvolgen, in staat zou zijn mensen en instanties er bij te betrekken en de voor-en nadelen af te wegen alvorens tot een oordeel te komen.

Actie: Op basis van deze kwestie heb ik een oordeel gevormd. Ik heb hier voor mezelf bedacht wat de voor- en nadelen van dit oordeel zouden zijn. Vervolgens heb ik in een overleg met de medewerkers hier mijn mening over geuit. Ik was het niet eens met de taakverdeling en had er een andere mening over. Ik vond het efficiënter om de mensen te verdelen over de kunstwerken. Het voordeel hier van was dat je elkaar niet in de weg zouden lopen met het schoonmaken en dat het waarschijnlijk sneller zou gaan. Het nadeel hier van zou zijn dat we alle kunstwerken niet binnen de tijd konden schoonmaken en het belangrijk was dat de twee belangrijkste kunstwerken af zouden zijn.

Resultaat: Ik merkte dat het erg belangrijk was dat ik een oordeel heb gevormd. Tijdens de bespreking over de taakverdeling heb ik de medewerkers er bij geroepen en steeds beargumenteerd waarom ik er op deze manier over dacht.

Terugkoppeling: Als ik de volgende keer weer in een situatie kom waarin het van belang is dat ik mijn oordeel beargumenteer, dan zal ik dat weer doen door mijn persoonlijke argumenten te gebruiken.

Visie

Situatie: Tijdens de dagen dat ik werkzaam was op het STRP Festival heb ik eerst deskresearch gedaan. Ik heb goed gekeken wat voor een soort festival het was, opgezocht wat de doelgroep was en wat er allemaal te doen was op het festival.

Taak: Wat betreft de competentie visie werd er van mij verwacht dat ik de relevante trends en ontwikkelingen buiten de organisatie ken en dat ik het accent meer leg op de mogelijkheden in de toekomst, dan beperkingen in het heden.

Actie: Tijdens het doen van deskresearch kwam ik er achter dat het een festival was waar kunst, cultuur , muziek en technologie werden gecombineerd. Zo kwam ik er dus ook achter dat ik op de afdeling bij de kunstwerken werkzaam zou zijn. Vervolgens heb ik de relevante trends en ontwikkelingen buiten de organisatie opgezocht. Zo kwam ik er achter dat op het gebied van festivals/evenementen beleving een erg grote rol speelt, multifunctionele gebieden steeds meer in opkomst zijn, authenticiteit, de game-industrie en de nieuwe technologie opkomende trends zijn. Tijdens de werkdagen bij het STRP Festival ben ik er achter gekomen dat het STRP goed mee gaat met de nieuwe trends en ontwikkelingen. Zo doen ze veel op het gebied van beleving. Dit doen ze door alle zintuigen te prikkelen. Daarnaast doen ze veel op het gebied van nieuwe technologie en de game-industrie. Zo waren er allerlei game-activiteiten op het festival. Daarnaast proberen ze multifunctioneel te zijn. Dit doen ze door kunst, cultuur, muziek en technologie te combineren. Zo kun je bijvoorbeeld naar het festival komen om de kunstwerken en games uit te proberen maar ook om een avond lekker los te gaan op de muziek. Vervolgens heb ik gekeken naar de mogelijkheden van het STRP Festival. Omdat ze erg voorop lopen met nieuwe trends en ontwikkelingen heb ik niet veel mogelijkheden kunnen ontdekken. Wel zouden ze misschien iets kunnen doen op het gebied van authenticiteit omdat ze dit nog niet doen. Daarnaast zie ik een goede mogelijkheid om constant voorop te lopen met de nieuwste trends en ontwikkelingen, vooral op het gebied van nieuwe technologie. Ik verwacht dan ook dat ze volgend jaar weer nieuwe technologische ontwikkelingen hebben.

Resultaat: Door de bovenstaande acties te hebben genomen heb ik me kunnen verdiepen in de competentie visie. Ik ben achter de relevante trends en ontwikkelingen gekomen en heb gezocht naar nieuwe mogelijkheden.

Terugkoppeling: Als ik de volgende keer weer in een situatie kom waarin visievorming belangrijk is, dan zal ik me weer verdiepen in het onderwerp/vakgebied. Vervolgens kan ik daar dan mijn kijk op geven. Daarnaast vind ik het zelf ook erg interessant om te kijken of een bedrijf inspeelt op de behoeftes van de bezoekers en daarom te kijken of ze iets doen met de trends en ontwikkelingen die op dit moment spelen. Het is ook erg belangrijk om als bedrijf mee te gaan met de nieuwe trends en ontwikkelingen.

Verbeeldingskracht

Situatie: Op zaterdag 27 november begon ik als coördinator van de Expo/dash. Dit waren een aantal grote ruimtes met verschillende kunstwerken. Het was de bedoeling dat bij elk kunstwerk één of twee mensen kwamen te staan om dit te begeleiden. Een voorbeeld van zo’n  kunstwerk is: een loopband waar mensen op konden liggen waarbij een spiegel boven hun hoofd hing die elke keer verder naar beneden kwam. De mensen kwamen helemaal verbaast en met een raar gevoel van de loopband af. Af en toe als ik bij een kunstwerk stond begonnen mensen hier een praatje met me over. Omdat ik geen kans heb gekregen om de kunstwerken van te voren uit te proberen, door bijvoorbeeld ook eens op zo’n loopband te gaan liggen, wist ik niet wat ze voelden en beleefd hadden. Ik kon dus hierover geen gedachtes delen.

Taak: Mijn taak was om me in te beelden hoe de mensen het kunstwerk beleefd hadden en mijn fantasie te gebruiken.

Acties: Ik heb goed naar de verhalen van de mensen geluisterd wanneer ze bij een kunstwerk waren geweest. Vervolgens heb me op basis van die verhalen ingebeeld hoe mensen het beleven.

Resultaat: Ik heb een goed beeld gekregen van wat mensen op dat moment ervaarden wanneer ze het kunstwerk beleefden.

Terugkoppeling: het voelde voor mezelf niet fijn om niet te weten wat de mensen beleefden. De volgende keer zou ik zelf ook de kunstwerken willen uitproberen zodat ik zeker weet wat ze op dat moment ervaren, zodat ik er ook goed met de mensen over kan praten. Wel heb ik hierdoor geleerd me goed in te kunnen beelden over ervaringen van mensen.

Innovativiteit

Situatie: Voordat ik op het STRP-festival ging werken heb ik een hele korte briefing gekregen. Hierin is kort uitgelegd welke kunstwerken er waren en een aantal andere praktische zaken over het festival werden verteld. Ook hebben ze iets verteld over het “Esphere”. Dit was een apparaat wat bij elk kunstwerk stond waar mensen met een pasje het kunstwerk een aantal punten konden geven. Daarnaast konden ze allerlei informatie over het kunstwerk via dit apparaat naar voren laten komen of kijken waar hun vrienden op dat moment waren en hoe zij het kunstwerk beoordeeld hadden. Kortom een heel innovatief apparaat. Omdat we een hele korte briefing hadden gehad en ik van te voren (toen de locatie helemaal was ingericht met de kunstwerken en alles klaar was) niet op de locatie was geweest kon ik me niet goed voorstellen hoe dit apparaat werkte.

Taak: Mijn taak was om te ontdekken welke innovatieve ideeën er op het festival waren en hier nog nieuwe mogelijkheden in te zien.

Acties: Door op het festival te hebben gestaan, heb ik nieuwe innovatieve activiteiten ontdekt. Zo was er bijvoorbeeld het dashen, zoals dat heette (het kunstwerk punten geven etc.) Daarnaast kreeg ik te maken met allerlei innovatieve begrippen die ze bij deze apparaten gebruikten. Zo hadden ze het bijvoorbeeld over RFID, dash in, tagcloud. Ook ben ik te weten gekomen wat dit apparaat allemaal kon en daardoor in aanraking gekomen met deze innovatieve activiteiten. Daarnaast heb ik vooruit gedacht en gekeken waar er kansen lagen op het gebied van vernieuwing. Ik heb er daarbij aan gedacht waar mensen in de toekomst behoefte aan hebben en daarbij buiten de kaders gedacht. Ik zag kansen om iets nieuws met de muziek te doen, vernieuwende sporten op het festival in te voeren, bewegende schilderijen op te hangen, iets via de mobiele applicatie te doen (aangezien dit ook een nieuwe trend is).

Resultaat: Door de bovenstaande acties te hebben genomen heb ik me kunnen verdiepen in deze innovatieve gebeurtenissen. Ik heb goed bekeken wat het STRP Festival op dit moment aan vernieuwende activiteiten doet en mee kunnen denken over innovatieve ideeën wat nu nog niet op het festival aanwezig is.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik me nog meer willen verdiepen in deze innovatieve activiteiten. Ik heb gemerkt dat het erg belangrijk is om constant vernieuwing te zoeken als organisatie, aangezien de bezoekers daar behoefte aan hebben. Daarnaast ben ik erg geïnteresseerd in de nieuwste trends en ontwikkelingen op een festival, en dat wil ik dan ook zelf ontdekken.

Margriet Winterfair 2010

Bedrijf/Opdrachtgever:

Margriet Winterfair

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Mijn rol was om deze dag 1^e jaars studenten Vrijetijdsmanagement en uitzendkrachten aan te sturen bij een bepaalde plek op de Margriet Winterfair. Zo was er ‘de boodschappenbewaarservice’, informatiebalie, inschrijfbalie en goodiebagsbalie. Op elk van deze plekken stonden ongeveer vier medewerkers die moesten worden aangestuurd bij het goed laten verlopen van deze 4 plekken. Op deze dag mocht ik bij de inschrijfbalie van de workshops staan. Mijn taken bestonden uit: het coördineren van welke student bij welke gedeelte van de inschrijving van de workshops stonden, het verdelen van de taken, het indelen van de pauzes, het bijspringen wanneer er drukte ontstond bij de balie en openstaan voor vragen van de bezoeker.

Verloop opdracht:

Het verloop van deze opdracht ging redelijk goed. Ik kon mij goed in mijn rol vinden en vond het leerzaam om me eens in de rol van leidinggevende te verdiepen. De medewerkers luisterden naar mij en wisten goed dat ik de leiding had. Zij kwamen vragen aan mij stellen kwamen overleggen over problemen.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Groepsgericht leidinggeven, omgevingsbewustzijn, marktgerichtheid, overtuigingskracht en probleemanalyse.

Groepsgericht leidinggeven

Situatie: Op 25 november 2010 was ik ingepland om als coördinator op de beurs te werken. Ik kreeg de leiding over vier medewerkers die bij de inschrijfbalie van de workshops stonden. Van te voren werd mij weinig verteld over de beurs en over de inschrijfbalie van de workshops. De organisatie ging er vanuit dat ik eerder leiding had gegeven over een groep mensen.

Taak: Mijn taak was om medewerkers goed te instrueren en hun vragen te beantwoorden. Hiervoor moest ik vooraf goed na denken wat de beste manier was om te werk te gaan achter de inschrijfbalie. Ik heb me allereerst verdiept in de soorten workshops en wat er precies in de workshops gedaan wordt. Dat heb ik gedaan door het informatieboekje goed door te lezen en overlegd met de organisatie. Daarna heb ik bedacht wie welke taak zou kunnen doen achter de inschrijfbalie, hoeveel mensen het beste achter bepaalde workshops zouden kunnen gaan staan en wat er allemaal moest gebeuren voordat de inschrijfbalie open zou gaan. Zo moesten bijvoorbeeld de voorbeeldwerkjes, die in de workshops gemaakt werden, klaarstaan zodat bezoekers konden zien wat ze zouden gaan maken in de workshop en de inschrijfkaartjes moesten geschreven en klaar gelegd worden.

Acties: Ik heb aan de medewerkers gevraagd wie graag op welke plek wilde staan. Vervolgens heb ik ze uitleg gegeven over de workshops zodat als klanten vragen hadden over bepaalde workshops ze ook antwoord wisten te geven. Daarna heb ik ze op hun plek gezet. Rond 11.00 uur ben ik na gaan denken over de planning van de pauzes. Omdat de stand altijd bemand moest blijven moesten we om de beurten pauze gaan houden. Daarnaast moest ik rekening houden met de voorbereidingen die gedaan moesten worden voordat de inschrijfbalie voor de workshops van de middag weer open zouden gaan. Ik heb met de medewerkers overlegd wie graag eerst met pauze zou willen gaan en de rest verder ingedeeld om pauze te nemen.

Resultaat: Doordat ik goed heb nagedacht over hoe te werk te gaan achter de inschrijfbalie heb ik het allemaal goed weten te organiseren. Daarnaast heb ik heb nagedacht over de planning van de pauzes en heb ik er voor gezorgd dat iedereen tijd genoeg had om te pauzeren en we niet in de stress kwamen om alle voorbereidingen te doen voordat de inschrijfbalie weer open zou gaan voor de workshops van de middag.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen, omdat ik er hiermee voor heb gezorgd dat iedereen rustig met pauze kon gaan en daardoor de werkzaamheden achter de balie vlekkeloos verliepen.

Omgevingsbewustzijn

Situatie: Voordat ik op de beurs ging staan heb ik allerlei informatie opgezocht over wat een voor beurs het nou eigenlijk ging. Ik heb bijvoorbeeld dingen opgezocht over de soorten stands, wat voor soort beurs het is, wat de doelgroep was etc.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie omgevingsbewustzijn was om oog te hebben voor belangrijke ontwikkelingen in verwante of ondersteunende vakgebieden, dat ik zou begrijpen aan welke maatschappelijke invloeden de vrijetijdsbranche bloot staat, dat ik zorgvuldig rekening hield met nieuwswaarde, positieve en negatieve publiciteit en effecten daarvan, die het gevolg kunnen zijn van interne gebeurtenissen en beslissingen, dat ik me bewust was van cultuurverschillen (internationaal) en dat ik hier ook adequaat mee om ging en dat ik vakliteratuur las.

Actie: Door me voordat de beurs begon voor te bereiden had ik voor mezelf een beeld van de beurs en wist ik wat ik kon verwachten. Vervolgens heb ik toen ik op de beurs kwam allereerst een rondje over de beurs gelopen en gekeken wat voor een stands er allemaal op de beurs stonden. Ik heb bijvoorbeeld stands gezien die zich bezig hielden met: kleding, tassen, sieraden, koken, tuinieren, uiterlijke verzorging, make-up, etc. Daarnaast heb ik gekeken naar de aankleding. Omdat het een “winterbeurs” was hadden ze de beurs helemaal aangekleed met mooie kerstbomen, veel gezellige lichtjes, sneeuw, etc. Hierdoor werd de sfeer van de beurs al gauw bij mij overgebracht. Doordat ik van te voren informatie had opgezocht en toen ik op de beurs kwam een rondje over de beurs ben gaan lopen kon ik me goed verdiepen in de onderwerpen die tegenwoordig spelen bij de doelgroep.

Resultaat: Doordat ik me goed heb verdiept in de onderwerpen die aangeboden werden op de beurs heb ik me goed kunnen verdiepen in wat gaande is bij de doelgroep. Ik was hierbij van mijn omgeving bewust. Daarnaast vond ik het erg interessant om dit te onderzoeken en meer te weten te komen over de beurzensector. Ik heb geleerd welke ontwikkelingen zich voor doen binnen de sector en waar dus op in gespeeld moet worden.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op zo’n zelfde manier doen. Het is goed om te weten wat er allemaal speelt op de beurs, voor welke doelgroep de beurs is en welke dingen het meest in trek waren. Ik ben er hier achter gekomen dat je, voordat je iets organiseert goed op de hoogte moet zijn van de trends en ontwikkelingen. Pas dan kun je echt iets goeds organiseren.

Marktgerichtheid

Situatie: Ik heb de Margriet Winterfair in de jaarbeurs in Utrecht op 25 november bezocht. Dit was de dag dat ik als coördinator aan het werk zou gaan op de beurs. Ik heb daar informatie verzameld en kennis opgedaan van de vrijetijds- en evenementenbranche.
Taak: Wat betreft de competentie marktgerichtheid was het aan mij de taak om contacten met experts buiten de eigen organisatie te onderhouden, dat ik kennis zou opdoen van potentiële markten en doelgroepen en in staat was om commercieel te denken.
Actie: Door het bezoeken van de Margriet Winterfair heb ik me kunnen verdiepen in de markt van vrije tijd en evenementen. Hierdoor heb ik kennis gekregen van de markten en doelgroepen waar de beurs zich op richt. Dit heb ik onder andere gedaan door met de verschillende standhouders te praten en te informeren naar het product of de dienst die zij aanbieden en op welke doelgroep zij zich richten. Ik ben erachter gekomen dat de beurs zich richt op voornamelijk vrouwen die gezellig een dagje weg willen met hun vriendinnen en daarbij nieuwe ideeën op kunnen doen wat betreft uiterlijke verzorging, mode, interieur etc. Ook richt de beurs zich natuurlijk op bedrijven op het gebied van uiterlijke verzorging, mode, interieur, kooksectoren die hun product of dienst aan willen bieden. Wel heb ik het idee dat ze meer aan promotie moeten/kunnen doen, aangezien ik er nog nooit wat over had gehoord. Ik heb hierbij commercieel nagedacht omdat het belangrijk is om zo veel mogelijk bezoekers naar de beurs te laten komen.
Resultaat: Doordat ik me heb verdiept in de markt van vrije tijd en evenementen heb ik kennis gekregen van de markt, de doelgroep en de mogelijkheden die de markt te bieden heeft.
Terugkoppeling: Ik ben tevreden met het resultaat. Ik zou de volgende keer in een vergelijkbare situatie op dezelfde manier te werk gaan. Ik zal me meer verdiepen in de markt door me te laten informeren om te kijken wat potentiële markten, doelgroepen en mogelijkheden zijn. Ik vind dit soort beurzen erg interessant en zou graag in de toekomst nog meer ervaring hiermee op willen doen.

Overtuigingskracht

Situatie: Op de dag van de Margriet Winterfair had ik de leiding over vier andere medewerkers bij de inschrijfbalie van de workshops. Om 10.00 uur ’s morgens konden de mensen zich inschrijven voor de workshops en om 13.00 uur. Tussendoor hadden we tijd genoeg om alvast de inschrijving van 13.00 uur voor te bereiden en even een rondje te lopen over de beurs. Ik heb met de medewerkers overlegd en de medewerkers vervolgens per twee personen even een rondje over de beurs te laten gaan. De twee andere personen heb ik duidelijk gemaakt dat de stand altijd bemand moet blijven, omdat als mensen vragen hebben ze bij de stand terecht konden. Toen ik vervolgens even wat dingen aan het overleggen was met de organisatie van de Margriet Winterfair en terug kwam bij de stand zag ik dat er niemand bij de stand stond. Ik ben gaan zoeken en vond uiteindelijk een medewerker in de kantine.

Taak: Mijn taak was om deze medewerker duidelijk te overtuigen dat er minstens een persoon bij de stand moest blijven staan.

Acties: Ik heb de medewerker meteen meegenomen naar de stand en goed duidelijk gemaakt dat het echt belangrijk is dat er iemand bij de stand moet blijven staan voor als mensen vragen hebben.

Resultaat: Ik heb gemerkt dat ik de medewerkers wel heb overtuigd na de tweede keer het gezegd te hebben dat er minimaal een persoon moest blijven staan bij de stand.

Terugkoppeling: De volgende keer zal ik duidelijker zijn en ze wijzen op hun verantwoordelijkheid. Ik mag de volgende keer iets stelliger zijn, zodat ze zich medeverantwoordelijk gaan voelen voor de stand.

Probleemanalyse

Situatie: Het was 09.45 ’s morgens. Samen met mijn team stonden we klaar bij de inschrijfbalie van de workshops om de bezoekers in te schrijven voor de diverse workshops die werden aangeboden op de beurs. Om 09.45 moesten we nog aantal voorbereidingen doen zoals de inschrijfkaartjes schrijven, informatieboekjes van de workshops klaar leggen en de voorbeelden klaar zetten van een aantal werkjes die gemaakt konden worden bij de workshops (bv armbandjes, zeepjes etc.) zodat we om 10.00 uur de inschrijfbalie open konden doen voor de bezoekers. Om 09.45 stonden er al hele lange rijen mensen voor de balie. Toen de balie open ging, ging het vlot en schreven mensen zich in voor de workshops. Omdat sommige workshops erg populair waren bij de mensen en er niet heel veel inschrijfkaarten waren, zaten sommige workshops al snel vol. Daarnaast was er een inschrijfronde om 10.00 uur (voor de workshops van de ochtend) en één om 13.00 uur (voor de workshops van de middag) zodat de mensen die van ver weg komen en in de file stonden ook nog een kans konden krijgen om zich in te schrijven voor de workshops. Uiteindelijk toen alle mensen bijna allemaal geholpen waren, was de workshop armbandjes maken helemaal vol. Een groepje vrouwen stonden al langer dan een half uur in de rij en zij werden heel erg boos en begonnen te klagen omdat nu de workshop vol was. Ze vonden het belachelijk dat ze zich nog niet konden inschrijven voor de workshop van de middag.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie probleemanalyse was om eerst te kijken naar de grote lijnen van het probleem, een helder geformuleerde probleemdefinitie te maken en de voor- en nadelen van de verschillende oplossingen te benoemen.

Actie: Ik heb allereerst precies het probleem in kaart gebracht. Vervolgens heb ik hier oplossingen voor bedacht en hier van de voor- en nadelen op een rijtje gezet. Zo was het bijvoorbeeld een mogelijkheid om dit probleem zelf op te lossen door dit probleem duidelijk uit te leggen aan de bezoekers. Het voordeel hiermee was is dat ik het management er niet bij hoefde te halen. Het nadeel was dat de bezoeker het niet zou begrijpen en accepteren. Een andere optie was om gelijk het management er bij te halen en diegene het probleem aan de bezoeker te laten uit leggen. Het voordeel hier van was dat het waarschijnlijk eerder werd begrepen doordat het management dit goed kan uit leggen en hier ervaring mee heeft dus dit op een goede manier kan uit leggen. Het nadeel van deze optie was dat ik onrust zou oproepen bij het management terwijl ik het misschien makkelijk zelf zou kunnen oplossen.

Resultaat: Het was goed dat ik eerst het probleem duidelijk in kaart heb gebracht en vervolgens rustig oplossingen heb bedacht en hier van de voor- en nadelen goed bekeken heb. Doordat ik dit heb gedaan heb ik een goed besluit kunnen nemen voor welke optie ik zou gaan.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op de zelfde manier doen. Eerst goed bekijken wat het probleem precies is en vervolgens samen oplossingen bedenken en hiervan de voor- en nadelen in kaart te brengen. Hierdoor is het makkelijker om voor een oplossing te kiezen dan dat je zo maar een besluit neemt of achteraf het verkeerde besluit.

IBC Beurs

Bedrijf/Opdrachtgever:

Absoluta

Opdracht, mijn rol en verantwoordelijkheden daarbinnen:

Via een catering/faciliteiten bedrijf (Absoluta) waar ik afgelopen zomer een aantal weken voor heb gewerkt, werd ik benaderd om als hostess op de IBC beurs te staan. Op de IBC beurs die in de Amsterdamse RAI gehouden werd, werden de laatste ontwikkelingen op gebied van televisie, creatie en techniek aangeboden. De beurs was van 10 september t/m 14 september 2010. Ikzelf heb drie dagen van begin tot eind op deze beurs gestaan. De eerste dag heb ik samen met een andere medewerker van Absoluta als hostess gewerkt. Onze rol was om voor het bedrijf IMPEQ, die een stand op deze beurs had, de gasten te voorzien van eten/drinken en open te staan voor vragen of een gezellig praatje met de gasten.

Verloop opdracht:

Het verloop van de opdracht ging beter als verwacht. In het begin was het even wennen, omdat het bedrijf IMPEQ ons niet veel vertelde over de planning, wat hij van ons verwachtte en wat daarbij precies onze taken waren. Naar mate de dag vorderde wist ik wat mijn taken waren en kon ik de volgende twee dagen in mijn eentje als hostess aan het werk. Ik heb mijn weg gevonden door te doen wat ik dacht dat goed was. Ik merkte aan de medewerkers van IMPEQ dat ze dat fijn vonden.

De volgende competenties heb ik ontwikkeld:

Stressbestendigheid, mondelinge communicatie, netwerken, omgevingsbewustzijn.

Stressbestendigheid

Situatie: Het was zondag 12 september 2010 om 16.00 uur. Het bedrijf IMPEQ had op deze middag een borrel voor hun gasten met zelf gemaakte cocktails en andere lekkere drankjes en hapjes. Het doel van deze borrelmiddag was om nieuwe klanten te werven. Het was de bedoeling dat ik deze borrel ging organiseren. Rond 15.30 werden de hapjes gebracht en ben ik alles gaan klaarzetten. Van voorraden drank tot leuke aankleding en de hapjes klaargezet. Rond half vijf werd het heel erg druk bij de stand. Er stonden heel veel mensen in de rij voor een cocktail of een ander drankje. Omdat ik in mijn eentje stond was het heel erg druk en kon ik ze niet allemaal tegelijk helpen. Sommige gasten moesten daardoor wel 5 tot 10 minuten wachten, omdat veel mensen een zelfgemaakte cocktail wilden hebben. In het maken van deze cocktails ging veel tijd zitten. Daarnaast waren op een gegeven moment alle glazen op, moest ik de drank (die in het magazijn stond) aanvullen en de hapjes weer aanvullen.

Taak: Mijn taak was om de mensen zo snel mogelijk aan een drankje en een hapje te helpen, gestructureerd te werk gaan, vriendelijk blijven en goed te functioneren ondanks de tijdsdruk.

Acties: Omdat ik het niet meer aankon omdat het te druk was en het vervelend voor de mensen vond dat ze zo lang moesten wachten, heb ik hulp ingeschakeld van IMPEQ. Ik ben rustig gebleven en heb de mensen zo snel mogelijk hun drankje aangeboden samen met een andere medewerker van IMPEQ. Toen degene mij kwam helpen hebben we afspraken gemaakt over de taakverdeling.

Resultaat: Ondanks de stress die er op dat moment voor mij was, hadden klanten dit niet direct door en waren zij heel erg tevreden over de borrel. Ik hoorde dit tijdens de borrel wanneer ik een rondje met de hapjes liep en achteraf van de manager en andere medewerkers van IMPEQ.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik eerder om hulp vragen wanneer het te druk wordt. Door met deze situatie te zijn omgegaan heb ik wel mijn stress goed onder controle leren houden.

Mondelinge communicatie

Situatie: Tijdens de beurs kwamen er veel gasten naar de stand omdat ze interesse in de producten van IMPEQ hadden. Veel gasten wilden graag meer informatie over de producten. Omdat ik het visitekaartje van de stand was ben ik op de gasten afgestapt om te vragen of ik ze kon helpen of vragen hadden. Dit heb ik op een persoonlijke wijze gedaan. Vervolgens heb ik de gast meegenomen naar de stand en vervolgens een van de medewerkers aangesproken met het verzoek de gast wat meer informatie te geven over de producten. Vaak was het zo dat alle medewerkers al in gesprek waren met een aantal gasten. Aan mij was het de taak om de gast bij de stand te houden.

Taak: Er werd van mij verwacht dat ik op een persoonlijke wijze de gasten benaderde, een verkoopgesprek voerde, een klant kon overtuigen door houding, tijdens het onderhandelingsproces een win-win situatie creëerde, de criteria herkende wanneer er werd gesproken van een team, de voorwaarden van een effectieve samenwerking herkende, leiding gaf aan een team (eventueel in een rollenspel), mijn eigen rolgedrag kritisch bekeek en essentiële coachvaardigheden eigen maakte die bijdragen tot het effectief samenwerken.

Acties: Wanneer ik de gast naar de stand had gehaald heb ik de gast wat te drinken aangeboden en wat informatie van het bedrijf gegeven. Ik heb de gast er van overtuigd dat het de moeite waard was om te blijven wachten totdat er een medewerker aanspreekbaar was. Dit heb ik gedaan door argumenten te noemen als: zij kunnen je veel goede informatie over de producten geven, ze hebben veel goede aanbiedingen en uiteraard verteld hoe lang het duurde voordat er een medewerker aanspreekbaar was. Inmiddels had ik constant te rol om te overzien hoe ver de medewerker met de gast was. Daarnaast heb ik de leiding genomen door wanneer een medewerker klaar was met een gast, gelijk de medewerker voor te stellen aan de volgende gast die zat te wachten op een gesprek.

Resultaat: Door alle bovenstaande taken op me te nemen heb ik op een goede manier geleerd om mondeling te communiceren. Achteraf heb ik veel positieve feedback gekregen van de medewerkers voor de manier waarop ik de gasten heb benaderd en dit proces heb georganiseerd. Ik was een soort van tussenpersoon.

Terugkoppeling: Ik ben zeer tevreden over het resultaat en ik zou in een vergelijkbare situatie weer op dezelfde manier te werk gaan. Wel zou ik dit in de toekomst nog vaker willen gaan doen. Ik heb gemerkt dat het aanspreken van de gasten nu nog een beetje stroef ging, maar ik denk dat naarmate ik het vaker doe dit beter zal gaan.

Netwerken

Situatie: Wanneer ik het even rustig had tijdens te beurs, was het een goed moment om even te gaan rondlopen over de beurs of even een praatje te maken met de medewerkers en gasten van de stand waar ik stond.

Taak: Mijn taak was om potentiële netwerken te herkennen en een praatje te maken met verschillende bezoekers.

Acties: Tussendoor ben ik vaak met verschillende medewerkers, klanten en de manager van IMPEQ gaan praten. Ik heb ze verteld over mijn opleiding en wat ik allemaal moet doen voor mijn opleiding (praktijkervaringen).

Resultaat: Door met de verschillende partijen een praatje te hebben gemaakt, hebben zij aangeboden dat als ik ooit een keer iets voor mij zouden kunnen doen, me graag wilden helpen. Ik heb over mijn opleiding verteld en dat ik het leuk vind om ervaring op te doen in het werkveld. Vooral de manager was erg tevreden over mij. Na de beurs kreeg ik nog een e-mail van de manager met grote complimenten van hun klanten en medewerkers over het werk wat ik verricht had tijdens de beurs. Tevens kreeg ik een e-mail dat als ze me nog eens nodig hadden, ze graag weer gebruik van me zouden willen maken.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik dit weer op deze manier doen. Ik heb hiermee voor elkaar gekregen dat ik volgend jaar weer op de beurs mag komen helpen en eventueel tussendoor nog andere activiteiten voor ze mag gaan doen.

Omgevingsbewustzijn

Situatie: Voordat ik werd gevraagd om op de beurs te komen werken wist ik eigenlijk niet wat voor soort beurs het was. De IBC beurs zei mij niets. Ik heb om me heen gevraagd aan mensen of ze het kenden en heb me er in verdiept (via internet heb ik informatie opgezocht etc.). Nadat ik dit had gedaan kreeg ik er nog niet echt een beeld van. Toen ik uiteindelijk op de beurs kwam zag ik alle stands en ben ik gaan rond kijken wat er precies werd aangeboden. Vervolgens heb ik kennis gemaakt met het bedrijf IMPEQ (waarvoor ik hostess was) en heeft de manager me uitgelegd wat zij precies doen en wat voor soort beurs het eigenlijk is. Zo heeft hij dingen verteld over de nieuwe technologische ontwikkelingen en over de doelgroep.

Taak: Mijn taak ten opzichte van de competentie omgevingsbewustzijn was om oog te hebben voor belangrijke ontwikkelingen in verwante of ondersteunende vakgebieden, dat ik zou begrijpen aan welke maatschappelijke invloeden de vrijetijdsbranche bloot staat, dat ik zorgvuldig rekening hield met nieuwswaarde, positieve en negatieve publiciteit en effecten daarvan, die het gevolg kunnen zijn van interne gebeurtenissen en beslissingen, dat ik me bewust was van cultuurverschillen (internationaal) en dat ik hier ook adequaat mee om ging en dat ik vakliteratuur las.

Actie: Ik heb me helemaal ingeleefd in het onderwerp van de beurs door om me heen te vragen, te observeren op de beurs zelf en door rond te vragen bij standhouders. Ook ben ik er hierdoor achter gekomen wat de doelgroep is en wat trends en ontwikkelingen waren. Daarnaast waren er veel verschillende culturen op de beurs. Dit kwam omdat het een internationale beurs was. Hierdoor heb ik een beeld gekregen van de verschillende culturen.

Resultaat: Door deze acties te hebben gedaan heb ik geleerd dat het erg belangrijk is om je van te voren te verdiepen in de beurs. Ik weet nu wat er zoal op de beurs speelt. Ik ben op de hoogte van de (inter)nationale nieuwsonderwerpen van nu en heb kunnen kijken wat de actuele nieuwsonderwerpen zijn en dan met name internationale nieuwsonderwerpen. Zo heb ik dus gezien dat bijvoorbeeld de Jappaners erg voorlopen op het gebied van technologie.

Terugkoppeling: De volgende keer zou ik het weer zo doen. Ik weet nu wat voor een actuele nieuwsonderwerpen er allemaal spelen en hoe belangrijk zo’n beurs voor bepaalde mensen en bedrijven is.